Vòng đời nhà cung cấp cho các dịch vụ và sản phẩm tùy chỉnh cho doanh nghiệp 

Một vòng đời nhà cung cấp quan trọng khác liên quan đến việc thu hút và quản lý các nhà cung cấp dịch vụ. Các chuyên gia hỗ trợ CNTT có thể cần thu hút và/hoặc quản lý các mối quan hệ với nhà cung cấp dịch vụ như một phần trách nhiệm công việc của họ. Các nhà cung cấp dịch vụ thường là các doanh nghiệp cung cấp các dịch vụ, sản phẩm và/hoặc lao động có tay nghề chuyên biệt cho các doanh nghiệp khác. Nhiều tổ chức thuê ngoài các nhu cầu kinh doanh cho các loại nhà cung cấp này như các biện pháp tiết kiệm chi phí để tạm thời tăng cường nhân viên và để quản lý thời gian và nguồn lực của công ty hiệu quả hơn. 

Thuê nhà thầu tạm thời khi cần có thể là một quá trình gây gián đoạn, kéo dài và tốn kém. Mặt khác, việc thuê một nhà cung cấp dịch vụ đầy đủ sẽ đơn giản hóa quy trình thành một thỏa thuận hợp đồng duy nhất, cho phép nhà cung cấp chịu trách nhiệm cung cấp và quản lý các nguồn lực cần thiết để thực hiện dự án của bạn. Ví dụ, tổ chức của bạn có thể chọn thuê ngoài việc nâng cấp hệ thống máy tính toàn công ty cho một nhà cung cấp có thể cung cấp lực lượng lao động CNTT tạm thời để triển khai dự án quy mô lớn. Sử dụng một nhà cung cấp cho dự án này có thể giúp tổ chức của bạn tiết kiệm thời gian, chi phí, công sức và trách nhiệm liên quan đến việc thuê, đào tạo và quản lý từng nhà thầu.

Quản lý vòng đời nhà cung cấp cho các dịch vụ và sản phẩm tùy chỉnh

Quản lý vòng đời nhà cung cấp là một chuẩn hóa toàn diện để tiến hành quan hệ đối tác kinh doanh với nhà cung cấp. Là một thông lệ tốt nhất cho quản lý kinh doanh, các tổ chức nên phát triển các chính sách và quy trình chuẩn cho việc mua sắm và quản lý nhà cung cấp. 

Vòng đời nhà cung cấp tiêu chuẩn có thể được phân loại thành ba giai đoạn hợp đồng và tám bước quản lý:

Giai đoạn một - Trước hợp đồng

Giai đoạn một của quy trình quản lý vòng đời nhà cung cấp bắt đầu bằng việc tổ chức xác định nhu cầu thuê ngoài một quy trình hoặc dự án cho một nhà cung cấp dịch vụ. 

1. Xác định và thu hút nhà cung cấp: Một tổ chức xác định các nhà cung cấp tiềm năng và thu hút họ để thu thập thêm thông tin về các dịch vụ kinh doanh và năng lực của nhà cung cấp. Tổ chức sẽ thông báo cho các nhà cung cấp về nhu cầu dịch vụ và sẽ yêu cầu "yêu cầu đề xuất" (RFP), "lời mời thầu" (ITB) hoặc các tài liệu đề xuất tương tự khác từ nhà cung cấp. Tổ chức sẽ chọn một số ít các đề xuất triển vọng để phân tích sâu hơn. Một số tổ chức có thể có các viên chức mua sắm chính thức để đảm bảo lựa chọn nhà cung cấp công bằng và có đạo đức.

2. Đánh giá nhà cung cấp và giảm thiểu rủi ro: Tổ chức đưa các đề xuất được chọn vào vòng đánh giá. Trong giai đoạn này, tổ chức và/hoặc các nhân viên mua sắm yêu cầu nhà cung cấp cung cấp thêm thông tin để giúp loại trừ các nhà cung cấp có thể gây rủi ro cho tổ chức. 

3. Đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp: Tổ chức và/hoặc các viên chức mua sắm đánh giá thông tin nhà cung cấp được thu thập trong giai đoạn đủ điều kiện. Nhóm lựa chọn nhà cung cấp của tổ chức phân tích thông tin nhà cung cấp để xác định tình hình kinh doanh và sự ổn định của từng nhà cung cấp, cũng như khả năng đáp ứng yêu cầu của tổ chức. Một số điểm dữ liệu được sử dụng trong quá trình đánh giá và lựa chọn này có thể bao gồm:

   1. Lịch sử: Nhà cung cấp có hồ sơ kinh doanh trong sạch không?

   2. Xếp hạng và chất lượng: Những khách hàng khác nói gì về nhà cung cấp trực tuyến và thông qua các dịch vụ như Better Business Bureau?

   3. Chuyên môn: Nhà cung cấp có kinh nghiệm, kỹ năng, năng khiếu và/hoặc chuyên môn để cung cấp các dịch vụ cần thiết không?

   4. Chi phí: Đề xuất của nhà cung cấp có phù hợp với ngân sách của tổ chức không? 

   5. Tuân thủ đề nghị: Đề xuất của nhà cung cấp có đáp ứng mọi yêu cầu của tổ chức không?

   6. Khả năng phản hồi và dịch vụ khách hàng: Nhà cung cấp mất bao lâu để phản hồi các yêu cầu của tổ chức? Nhà cung cấp có cách tiếp cận như thế nào để cung cấp dịch vụ khách hàng kịp thời?

Sau khi chọn được nhà cung cấp, tổ chức sẽ đàm phán tuyên bố công việc (SoW) và các điều khoản hợp đồng với nhà cung cấp. Tiêu chí hiệu suất, mốc quan trọng và sản phẩm phải được xác định rõ trong SoW và hợp đồng. 

1. Quản lý thông tin nhà cung cấp và tích hợp: Nhà cung cấp được chọn sẽ trải qua quy trình tích hợp với tổ chức. Thông tin về nhà cung cấp được ghi lại trong hệ thống mua sắm của tổ chức và được cung cấp cho các bên liên quan phù hợp để tham gia. Quản lý thông tin rất quan trọng đối với việc quản lý vòng đời nhà cung cấp và duy trì mối quan hệ chiến lược với các nhà cung cấp. Bộ phận CNTT của tổ chức có thể cấp thiết bị CNTT cho nhà cung cấp để thiết lập các kết nối an toàn và được giám sát với mạng của tổ chức. Tổ chức cũng có thể cung cấp các buổi đào tạo cho nhà cung cấp về các chính sách, quy trình, kỳ vọng, hệ thống, mạng, công cụ, v.v. có liên quan của tổ chức.

Giai đoạn hai - Giao hàng theo hợp đồng

1. Giám sát quản lý hiệu suất: Các tổ chức thường chỉ định một người quản lý dự án để giám sát các tiêu chí hiệu suất, các mốc quan trọng, ngày đến hạn và các mục tiêu được xác định trong SoW và hợp đồng. Điều quan trọng đối với nhà cung cấp và quản lý dự án là đảm bảo nhà cung cấp đáp ứng được các kỳ vọng theo hợp đồng đúng thời hạn và trong ngân sách. Tổ chức nên tiến hành đánh giá hiệu suất thường xuyên và có thể yêu cầu cải thiện hiệu suất của nhà cung cấp. Cách nhà cung cấp phản hồi các yêu cầu cải tiến rất quan trọng đối với mối quan hệ kinh doanh và có thể ảnh hưởng tích cực hoặc tiêu cực đến các cơ hội cho các cam kết trong tương lai.

2. Quản lý rủi ro: Các tổ chức và người quản lý dự án cũng nên theo dõi và phân tích các rủi ro tiềm ẩn trong quá trình hợp tác với nhà cung cấp.  

   1. Quản lý rủi ro chuỗi cung ứng: Nếu sản phẩm hoặc dịch vụ của nhà cung cấp phụ thuộc vào chuỗi cung ứng, cần có kế hoạch dự phòng để ngăn ngừa tác động tiêu cực đến dự án nếu chuỗi cung ứng bị gián đoạn. Ngoài ra, điều quan trọng là phải đảm bảo nhà cung cấp không tạo ra các vấn đề tuân thủ với chuỗi cung ứng, vì rủi ro này có thể ảnh hưởng đến danh tiếng của tổ chức.

   2. Giới hạn nâng cấp sản phẩm và các rủi ro khác: Các tổ chức phải theo dõi các rủi ro liên quan đến việc cập nhật, duy trì và nâng cấp các sản phẩm của nhà cung cấp. Đặc biệt quan trọng là tính khả dụng và khả năng của nhà cung cấp để cung cấp các bản cập nhật hoặc nâng cấp định kỳ này. Các kế hoạch dự phòng nên được xác định trong trường hợp nhà cung cấp không thể đáp ứng nhu cầu này.

3. Quản lý mối quan hệ với nhà cung cấp: Các tổ chức có thể hỗ trợ mối quan hệ với nhà cung cấp bằng cách: 

   1. Phát triển một kế hoạch truyền thông với việc kiểm tra thường xuyên

   2. Xây dựng và duy trì quan hệ đối tác lành mạnh

   3. Đảm bảo tất cả các bên đều được hưởng lợi từ sự tham gia

Giai đoạn ba - Sau hợp đồng

1. Nhà cung cấp rời khỏi công ty: Khi dự án của nhà cung cấp kết thúc, quá trình đóng hợp đồng sau khi kết thúc sẽ được bắt đầu. Người quản lý dự án của tổ chức và/hoặc một nhân viên mua sắm thường được chỉ định để tạo điều kiện cho việc nhà cung cấp rời khỏi công ty. Trong giai đoạn này, tổ chức thực hiện phân tích để đảm bảo nhà cung cấp đã đáp ứng mọi nghĩa vụ theo hợp đồng. Bất kỳ nghĩa vụ còn lại nào, như bảo hành và hỗ trợ sau hợp đồng đều được xem xét lại và đôi khi được sửa đổi, với nhà cung cấp và các bên liên quan có liên quan của tổ chức.

   1. Bảo hành: Tổ chức phải lưu giữ hồ sơ chi tiết về bất kỳ bảo hành của nhà cung cấp hoặc bên thứ ba nào được cung cấp cho các sản phẩm giao từ hợp đồng với nhà cung cấp. Tất cả các bên liên quan phải được thông báo về các nội dung bao gồm, loại trừ và ngày hết hạn của các bảo hành. 

   2. Hỗ trợ sau hợp đồng: Tổ chức phải lưu giữ hồ sơ chi tiết về bất kỳ dịch vụ nào, như hỗ trợ kỹ thuật, được cung cấp trong giai đoạn sau hợp đồng. Hợp đồng của tổ chức với nhà cung cấp phải có điều khoản bảo trì được xác định rõ ràng hoặc tuyên bố rằng không bao gồm hỗ trợ sau hợp đồng.

Cuối cùng, người quản lý dự án của tổ chức và/hoặc một nhân viên mua sắm sử dụng danh sách kiểm tra offboarding của tổ chức để hoàn tất việc đóng hợp đồng sau. Danh sách kiểm tra có thể bao gồm yêu cầu nhà cung cấp trả lại thiết bị CNTT và xóa hồ sơ nhận dạng nhà cung cấp trên mạng của tổ chức. Các chuyên gia hỗ trợ CNTT cũng có thể được huy động để đảm bảo bất kỳ tài sản trí tuệ nào thuộc về tổ chức được lưu trữ đúng cách với các biện pháp phòng ngừa bảo mật cần thiết.