c. Nhiệm vụ Quản trị hệ thống

Chính sách tổ chức

Trong một công ty nhỏ, quản trị viên hệ thống thường có trách nhiệm quyết định sử dụng chính sách máy tính nào. Trong các công ty lớn hơn với hàng trăm nhân viên trở lên. Trách nhiệm này thường thuộc về giám đốc an ninh. Nhưng trong các doanh nghiệp hoặc cửa hàng nhỏ hơn, theo thuật ngữ CNTT, quản trị viên hệ thống phải suy nghĩ cẩn thận về bảo mật máy tính và liệu có cho phép một số người dùng nhất định truy cập hay không. Có một số câu hỏi chính sách phổ biến xuất hiện trong hầu hết các cài đặt CNTT mà bạn nên biết. Người dùng có được phép cài đặt phần mềm không? Có thể là không, bạn có thể gặp rủi ro khi người dùng vô tình cài đặt phần mềm độc hại. Người dùng có nên có mật khẩu phức tạp với những yêu cầu nhất định không? Đó chắc chắn là một nguyên tắc nhỏ để tạo một mật khẩu phức tạp có ký hiệu, số và chữ cái ngẫu nhiên. Một nguyên tắc tốt về độ dài mật khẩu là đảm bảo nó có tối thiểu tám ký tự để khiến người khác khó bẻ khóa hơn. Người dùng có thể xem các trang web không liên quan đến công việc như Facebook không? Đó là một cuộc gọi cá nhân, một số tổ chức thích nhân viên của họ chỉ sử dụng máy tính và mạng làm việc của họ cho công việc kinh doanh. Nhưng nhiều người cho phép những người dùng khác, vì vậy nhân viên của họ có thể quảng cáo hoạt động kinh doanh hoặc hàng hóa của họ trên các nền tảng truyền thông xã hội, cập nhật các sự kiện hiện tại, v.v. Đó chắc chắn sẽ là một chính sách mà bạn và những người lãnh đạo tổ chức của bạn có thể cùng nhau thực hiện. Đưa điện thoại công ty cho nhân viên có nên đặt mật khẩu máy? Chắc chắn mọi người luôn bị mất thiết bị di động. Nếu một thiết bị bị mất hoặc bị đánh cắp thì ít nhất thiết bị đó phải được bảo vệ bằng mật khẩu để người khác không thể dễ dàng xem email của công ty. Đây chỉ là một số câu hỏi chính sách có thể được đặt ra. Bất kỳ chính sách nào được quyết định đều phải được ghi lại ở đâu đó. Nếu bạn đang quản lý hệ thống, bạn sẽ chịu trách nhiệm ghi lại các chính sách, thủ tục thông thường của công ty mình, v.v. Bạn có thể lưu trữ tài liệu này trên trang Wiki nội bộ, phần mềm máy chủ tập tin, ở bất cứ đâu. Điều đáng chú ý ở đây là việc có sẵn tài liệu về các chính sách cho nhân viên của bạn sẽ giúp họ tìm hiểu và duy trì các chính sách đó. 

dịch vụ cơ sở hạ tầng cntt

Chúng ta đã nói một chút về các dịch vụ có khả năng được sử dụng trong tổ chức như lưu trữ tệp, email, nội dung web, v.v. Tuy nhiên, còn có nhiều dịch vụ cơ sở hạ tầng khác mà bạn cần lưu ý. Với tư cách là chuyên gia hỗ trợ CNTT đảm nhiệm vai trò quản trị hệ thống, bạn sẽ chịu trách nhiệm về các dịch vụ cơ sở hạ tầng CNTT trong tổ chức của mình. Cảnh báo spoiler, có rất nhiều người ở phía trước. Như mọi khi, hãy nhớ xem lại bất kỳ bài học nào nếu bạn cần thêm thời gian để tiếp thu tài liệu. Thành Rome không được xây dựng trong một ngày và chuyên gia hỗ trợ CNTT cũng vậy. Làm thế nào về việc truy cập mạng? Đó là một dịch vụ cần được quản lý. Còn kết nối an toàn tới các trang web và máy tính khác thì sao? Bạn đoán nó. Đó cũng là một dịch vụ phải được quản lý. Quản lý dịch vụ không chỉ có nghĩa là thiết lập chúng mà còn phải được cập nhật thường xuyên. Đã vá các lỗ hổng bảo mật và tương thích với máy tính trong tổ chức của bạn. Ở phần sau của khóa học này, chúng ta sẽ tìm hiểu sâu hơn về các dịch vụ cơ sở hạ tầng thiết yếu mà bạn có thể thấy trong vai trò chuyên gia hỗ trợ CNTT. 

quản lý người dùng và phần cứng

Một trách nhiệm khác của quản trị viên hệ thống là quản lý người dùng và phần cứng. Quản trị viên hệ thống phải có khả năng tạo người dùng mới và cấp cho họ quyền truy cập vào tài nguyên của công ty họ. Mặt khác, họ cũng phải loại bỏ người dùng khỏi cơ sở hạ tầng CNTT nếu người dùng rời khỏi công ty, họ không chỉ phải lo lắng về tài khoản người dùng. Quản trị viên hệ thống cũng chịu trách nhiệm về máy của người dùng, họ phải đảm bảo rằng người dùng có thể đăng nhập và máy tính có phần mềm cần thiết mà người dùng cần để làm việc hiệu quả. SysAdmin cũng phải đảm bảo rằng phần cứng mà họ cung cấp hoặc thiết lập cho người dùng được chuẩn hóa theo một cách nào đó. Chúng ta đã nói chuyện trong khóa học trước về việc chụp ảnh một chiếc máy có cùng một hình ảnh, cách thực hành này là tiêu chuẩn ngành để xử lý nhiều môi trường người dùng. Quản trị viên hệ thống không chỉ phải chuẩn hóa cài đặt trên máy mà còn phải tìm ra vòng đời phần cứng của máy. Họ thường nghĩ đến vòng đời phần cứng của một chiếc máy theo đúng nghĩa đen. Nó được xây dựng khi nào, được sử dụng lần đầu khi nào, tổ chức mua nó mới hay đã qua sử dụng? Ai đã duy trì nó trước đây, có bao nhiêu người dùng đã sử dụng nó trong tổ chức hiện tại? Điều gì sẽ xảy ra với chiếc máy này nếu ai đó cần một chiếc máy mới, đây đều là những câu hỏi hay để đặt ra khi nghĩ về công nghệ của một tổ chức. Quản trị viên hệ thống không muốn giữ một chiếc máy tính đã 10 năm tuổi trong tổ chức của họ. Hoặc có thể họ làm vậy, thậm chí đó là điều họ có thể phải đưa ra quyết định. Có bốn giai đoạn chính trong vòng đời phần cứng:

Mua sắm, đây là giai đoạn chúng tôi mua phần cứng hoặc sử dụng cho nhân viên.
Triển khai, đây là nơi phần cứng được thiết lập để nhân viên có thể thực hiện công việc của họ.

Bảo trì, đây là giai đoạn cập nhật phần mềm và khắc phục các sự cố phần cứng nếu và khi chúng xảy ra.

Khi ngừng hoạt động, trong giai đoạn cuối cùng này, phần cứng sẽ không còn sử dụng được hoặc không còn cần thiết nữa. Và nó cần phải được loại bỏ khỏi hạm đội một cách thích hợp.

Trong một tổ chức nhỏ, vòng đời phần cứng thông thường có thể diễn ra như thế này. Đầu tiên, một nhân viên mới được công ty thuê, bộ phận nhân sự yêu cầu bạn cung cấp máy tính cho họ và thiết lập tài khoản người dùng cho họ. Tiếp theo, bạn phân bổ một máy tính có trong kho hoặc đặt mua một máy tính mới nếu cần. Khi phân bổ phần cứng, bạn có thể cần gắn thẻ máy bằng nhãn dán để có thể theo dõi xem hàng tồn kho nào thuộc về tổ chức. Tiếp theo, bạn tạo hình ảnh máy tính bằng hình ảnh cơ sở, tiếp theo, bạn đặt tên cho máy tính bằng tên máy chủ được tiêu chuẩn hóa. Điều này giúp ích cho việc quản lý máy, liên quan đến tên, chúng tôi đã nói về việc sử dụng một định dạng như tên người dùng, vị trí dấu gạch ngang nhưng có thể sử dụng trạng thái lưu trữ khác. Sau đó, bạn cài đặt phần mềm mà người dùng cần vào máy của mình. Sau đó, nhân viên mới bắt đầu và bạn hợp lý hóa quy trình thiết lập cho họ bằng cách cung cấp hướng dẫn về cách đăng nhập vào máy mới của họ, nhận email, v.v. Cuối cùng, nếu máy tính gặp sự cố phần cứng, bạn hãy xem xét vấn đề đó và suy nghĩ thấu đáo. Nếu nó quá cũ, bạn phải tìm ra nơi để tái chế nó và lấy phần cứng mới ở đâu. 

Cuối cùng, nếu người dùng rời khỏi công ty, bạn cũng sẽ phải xóa quyền truy cập của họ khỏi tài nguyên CNTT và xóa sạch máy. Để cuối cùng bạn có thể phân bổ lại nó cho người khác. Việc cài đặt phần mềm và định cấu hình cài đặt trên máy tính mới có thể tốn một chút thời gian. Trong một công ty nhỏ, bạn không làm điều đó đủ thường xuyên để tạo ra nhiều sự khác biệt. Nhưng ở một công ty lớn hơn, quy trình tốn nhiều thời gian sẽ không cắt giảm được, bạn phải học các cách tự động để cung cấp máy mới, để bạn chỉ mất vài phút cho việc này chứ không phải hàng giờ.

Bảo trì thường xuyên

Khi bạn quản lý máy móc cho một công ty, bạn không chỉ thiết đặt nó và quên nó đi. Bạn phải liên tục cung cấp các bản cập nhật và bảo trì để chúng chạy phần mềm bảo mật mới nhất. Khi phải thực hiện việc này cho một nhóm máy, bạn sẽ không muốn cài đặt ngay các bản cập nhật khi chúng xuất hiện. Sẽ rất tốn thời gian. Thay vào đó, để cập nhật và quản lý phần cứng một cách hiệu quả, bạn thực hiện một thao tác gọi là cập nhật hàng loạt. Điều này có nghĩa là cứ khoảng một tháng một lần, bạn cập nhật tất cả các máy chủ của mình bằng các bản vá bảo mật mới nhất. Bạn phải tìm thời gian để đưa dịch vụ của họ ngoại tuyến, thực hiện cập nhật và xác minh rằng bản cập nhật mới hoạt động với dịch vụ. Bạn cũng không phải thực hiện cập nhật mỗi khi có phần mềm mới. Tuy nhiên, thông lệ là thực hiện cập nhật hàng loạt cho các bản cập nhật bảo mật và các bản cập nhật hệ thống rất quan trọng. Một nguyên tắc tốt là giữ an toàn cho hệ thống của bạn bằng cách thường xuyên cài đặt các bản vá bảo mật mới nhất. Luôn kiểm soát an ninh của bạn luôn là một ý tưởng tốt. 

Làm việc với nhà cung cấp

Quản trị viên hệ thống trong một công ty nhỏ không chỉ làm việc với việc sử dụng máy tính của người dùng mà họ còn phải xử lý cả máy in và điện thoại. Cho dù nhân viên của bạn có điện thoại di động hay điện thoại bàn thì đường dây điện thoại của họ cũng phải được thiết lập. Máy in vẫn được sử dụng trong các công ty, điều đó có nghĩa là chúng phải được thiết lập để nhân viên có thể sử dụng. Quản trị viên hệ thống có thể chịu trách nhiệm đảm bảo máy in đang hoạt động hoặc nếu thuê máy in thương mại, họ phải đảm bảo rằng ai đó có thể có mặt để sửa nó. Điều gì sẽ xảy ra nếu máy fax của công ty không hoạt động? Nếu bạn không biết máy fax là gì thì cũng không có gì đáng ngạc nhiên. Họ đã chết dần kể từ khi phát minh ra email. Máy fax vẫn còn tồn tại và đang hoạt động tại các công ty và chúng là một vấn đề khó giải quyết, quản trị viên hệ thống cũng có thể phải chịu trách nhiệm về những điều đó. Đúng vậy, máy hội thảo video, âm thanh, có lẽ chúng cũng cần xử lý những thứ đó. Trong cài đặt doanh nghiệp, quản trị viên hệ thống phải mua phần cứng này bằng cách này hay cách khác. Làm việc với các nhà cung cấp hoặc các doanh nghiệp khác để mua phần cứng là một thông lệ. Thiết lập tài khoản doanh nghiệp với các nhà cung cấp như Hewlett-Packard, Dell, Apple, v.v., thường có lợi vì các công ty này có thể giảm giá cho các doanh nghiệp. Đây là những điều mà quản trị viên hệ thống phải suy nghĩ. Thông thường, việc đi ra ngoài và mua thiết bị trên Amazon thường không thể mở rộng được, mặc dù nếu đó là điều đã được quyết định, họ cũng có thể làm điều đó. Quản trị viên hệ thống phải chắc chắn cân nhắc lựa chọn của mình trước khi mua bất cứ thứ gì. Họ cần suy nghĩ về việc cung cấp phần cứng. Vì vậy, nếu một mẫu máy tính xách tay nào đó không được sử dụng nữa, họ cần nghĩ ra một bản sao lưu phù hợp để hoạt động với tổ chức của mình. Giá cả cũng là điều cần lưu ý. Họ có thể sẽ cần sự chấp thuận chính thức từ người quản lý của họ hoặc một nhà lãnh đạo khác để thiết lập mối quan hệ này với nhà cung cấp. Quản trị viên hệ thống không chỉ phải xem xét việc triển khai kỹ thuật phần cứng mà còn rất nhiều thứ.

vòng đời của nhà cung cấp dịch vụ và sản phẩm tùy chỉnh

Một vòng đời quan trọng khác của nhà cung cấp liên quan đến sự tham gia và quản lý của các nhà cung cấp dịch vụ. Các chuyên gia Hỗ trợ CNTT có thể cần tham gia và/hoặc quản lý các mối quan hệ với nhà cung cấp dịch vụ như một phần trách nhiệm công việc của họ. Các nhà cung cấp dịch vụ thường là các doanh nghiệp cung cấp các dịch vụ, sản phẩm và/hoặc lao động có tay nghề chuyên biệt cho các doanh nghiệp khác. Nhiều tổ chức thuê ngoài các nhu cầu kinh doanh từ các loại nhà cung cấp này như một biện pháp tiết kiệm chi phí để tạm thời tăng cường nhân sự và quản lý thời gian và nguồn lực của công ty hiệu quả hơn. 

Việc thuê các nhà thầu tạm thời khi cần thiết có thể là một quá trình rắc rối, kéo dài và tốn kém. Mặt khác, việc thuê một nhà cung cấp dịch vụ đầy đủ sẽ đơn giản hóa quy trình thành một thỏa thuận hợp đồng duy nhất, cho phép nhà cung cấp chịu trách nhiệm cung cấp và quản lý các nguồn lực cần thiết để thực hiện dự án của bạn. Ví dụ: tổ chức của bạn có thể chọn thuê ngoài việc nâng cấp hệ thống máy tính trên toàn công ty cho một nhà cung cấp có thể cung cấp lực lượng lao động CNTT tạm thời để thực hiện dự án quy mô lớn. Sử dụng nhà cung cấp cho dự án này có thể giúp tổ chức của bạn tiết kiệm thời gian, chi phí, công sức và trách nhiệm pháp lý liên quan đến việc thuê, đào tạo và quản lý từng nhà thầu.

Quản lý vòng đời của nhà cung cấp cho các dịch vụ và sản phẩm tùy chỉnh

Quản lý vòng đời nhà cung cấp là tiêu chuẩn hóa từ đầu đến cuối để thực hiện quan hệ đối tác kinh doanh với nhà cung cấp. Là phương pháp thực hành tốt nhất để quản lý kinh doanh, các tổ chức nên phát triển các chính sách và thủ tục tiêu chuẩn để mua sắm và quản lý nhà cung cấp. 

Vòng đời của nhà cung cấp tiêu chuẩn có thể được phân loại thành ba giai đoạn hợp đồng và tám bước quản lý:

Giai đoạn 1 - Trước khi ký hợp đồng

Giai đoạn một của quy trình quản lý vòng đời của nhà cung cấp bắt đầu bằng việc tổ chức xác định nhu cầu thuê ngoài một quy trình hoặc dự án cho nhà cung cấp dịch vụ. 

1. Xác định và tham gia nhà cung cấp: Một tổ chức xác định các nhà cung cấp tiềm năng và thu hút họ để thu thập thêm thông tin về các dịch vụ và khả năng kinh doanh của nhà cung cấp đó. Tổ chức sẽ thông báo cho các nhà cung cấp về nhu cầu dịch vụ và sẽ thu hút “yêu cầu đề xuất” (RFP), “lời mời thầu” (ITB) hoặc các tài liệu đề xuất tương tự khác từ nhà cung cấp. Tổ chức sẽ chọn một số ít đề xuất có triển vọng để phân tích sâu hơn. Một số tổ chức có thể có nhân viên thu mua chính thức để đảm bảo lựa chọn nhà cung cấp công bằng và có đạo đức.

2. Trình độ của nhà cung cấp và giảm thiểu rủi ro: Tổ chức đưa các đề xuất lọt vào danh sách rút gọn đến giai đoạn đánh giá năng lực. Trong giai đoạn này, tổ chức và/hoặc nhân viên thu mua yêu cầu thông tin bổ sung từ nhà cung cấp để giúp loại trừ các nhà cung cấp có thể gây rủi ro cho tổ chức. 

3. Đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp: Tổ chức và/hoặc nhân viên thu mua đánh giá thông tin nhà cung cấp được thu thập trong giai đoạn đánh giá năng lực. Nhóm lựa chọn nhà cung cấp của tổ chức phân tích thông tin nhà cung cấp để xác định tình trạng và sự ổn định của từng nhà cung cấp với tư cách là một doanh nghiệp, cũng như khả năng cung cấp của họ theo yêu cầu của tổ chức. Một số điểm dữ liệu được sử dụng trong quá trình đánh giá và lựa chọn này có thể bao gồm của nhà cung cấp:

   • • Lịch sử: Nhà cung cấp có hồ sơ kinh doanh trong sạch không?

     • Đánh giá và chất lượng: Những khách hàng khác đang nói gì về nhà cung cấp trực tuyến và thông qua các dịch vụ như Better Business Bureau?

     • Chuyên môn: Nhà cung cấp có kinh nghiệm, kỹ năng, tài năng và/hoặc chuyên môn để cung cấp các dịch vụ cần thiết không?

     • Trị giá: Liệu đề xuất của nhà cung cấp có phù hợp với ngân sách của tổ chức không? 

     • Cung cấp tuân thủ: Đề xuất của nhà cung cấp có đáp ứng được tất cả các yêu cầu trong yêu cầu của tổ chức không?

     • Sự đáp ứng và dịch vụ khách hàng: Nhà cung cấp mất bao lâu để đáp ứng yêu cầu của tổ chức? Cách tiếp cận của nhà cung cấp để cung cấp dịch vụ khách hàng kịp thời là gì?

Sau khi chọn được nhà cung cấp, tổ chức sẽ đàm phán về bản tuyên bố công việc (SoW) và các điều khoản hợp đồng với nhà cung cấp đó. Các tiêu chí hiệu suất, các mốc quan trọng và sản phẩm bàn giao phải được xác định rõ ràng trong SoW và hợp đồng. 

1. Quản lý thông tin nhà cung cấp và giới thiệu: Nhà cung cấp được chọn sẽ trải qua quá trình giới thiệu với tổ chức. Thông tin về nhà cung cấp được ghi lại trong hệ thống mua sắm của tổ chức và được cung cấp cho các bên liên quan thích hợp để tham gia. Quản lý thông tin rất quan trọng đối với việc quản lý vòng đời của nhà cung cấp và duy trì mối quan hệ chiến lược với các nhà cung cấp. Bộ phận CNTT của tổ chức có thể cấp thiết bị CNTT cho nhà cung cấp để thiết lập các kết nối an toàn và được giám sát với mạng của tổ chức. Tổ chức cũng có thể cung cấp các buổi đào tạo cho nhà cung cấp về các chính sách, thủ tục, kỳ vọng, hệ thống, mạng, công cụ, v.v. có liên quan của tổ chức.

Giai đoạn hai - Giao hàng theo hợp đồng

1. Giám sát quản lý hiệu suất: Các tổ chức thường chỉ định người quản lý dự án giám sát các tiêu chí hiệu suất, các mốc quan trọng, ngày đến hạn và sản phẩm bàn giao được xác định trong SoW và hợp đồng. Điều quan trọng đối với nhà cung cấp và quản lý dự án là đảm bảo nhà cung cấp đáp ứng được kỳ vọng theo hợp đồng về thời gian và ngân sách. Tổ chức nên tiến hành đánh giá hiệu suất thường xuyên và có thể yêu cầu cải tiến hiệu suất của nhà cung cấp. Cách nhà cung cấp phản hồi các yêu cầu cải tiến rất quan trọng đối với mối quan hệ kinh doanh và có thể ảnh hưởng tích cực hoặc tiêu cực đến các cơ hội hợp tác trong tương lai.

2. Quản lý rủi ro: Các tổ chức và người quản lý dự án cũng nên theo dõi và phân tích các rủi ro tiềm ẩn trong quá trình hợp tác với nhà cung cấp.  

   • Quản lý rủi ro chuỗi cung ứng: Nếu sản phẩm hoặc dịch vụ của nhà cung cấp phụ thuộc vào chuỗi cung ứng, cần phải có kế hoạch dự phòng để ngăn chặn tác động tiêu cực đến dự án nếu xảy ra gián đoạn chuỗi cung ứng. Ngoài ra, điều quan trọng là phải đảm bảo nhà cung cấp không tạo ra các vấn đề về tuân thủ với chuỗi cung ứng, vì rủi ro này có thể ảnh hưởng đến danh tiếng của tổ chức.

   • Hạn chế nâng cấp sản phẩm và các rủi ro khác: Các tổ chức phải giám sát các rủi ro liên quan đến việc cập nhật, bảo trì và nâng cấp các sản phẩm bàn giao của nhà cung cấp. Đặc biệt quan trọng là tính sẵn có và khả năng của nhà cung cấp trong việc cung cấp các bản cập nhật hoặc nâng cấp định kỳ này. Kế hoạch dự phòng cần được xác định trong trường hợp nhà cung cấp không thể đáp ứng nhu cầu này.

3. Quản lý quan hệ nhà cung cấp: Các tổ chức có thể hỗ trợ mối quan hệ của họ với các nhà cung cấp bằng cách: 

   • • Xây dựng kế hoạch liên lạc với việc đăng ký thường xuyên

     • Xây dựng và duy trì quan hệ đối tác lành mạnh

     • Đảm bảo tất cả các bên đều được hưởng lợi từ sự tham gia

Giai đoạn ba - Sau hợp đồng

1. Loại bỏ nhà cung cấp: Khi dự án của nhà cung cấp kết thúc, quá trình chốt hợp đồng sau được bắt đầu. Người quản lý dự án của tổ chức và/hoặc nhân viên mua sắm thường được giao nhiệm vụ hỗ trợ nhà cung cấp rời đi. Trong giai đoạn này, tổ chức thực hiện phân tích để đảm bảo nhà cung cấp đã đáp ứng mọi nghĩa vụ theo hợp đồng. Mọi nghĩa vụ còn lại, như bảo hành và hỗ trợ sau hợp đồng đều được xem xét lại và đôi khi được sửa đổi với nhà cung cấp và các bên liên quan của tổ chức.

   • Bảo đảm: Tổ chức phải lưu giữ hồ sơ chi tiết về bất kỳ bảo hành nào của nhà cung cấp hoặc bên thứ ba được cung cấp cho các sản phẩm bàn giao từ sự tham gia của nhà cung cấp. Tất cả các bên liên quan cần được biết về các nội dung bao gồm, loại trừ và ngày hết hạn của các bảo hành. 

   • Hỗ trợ sau hợp đồng: Tổ chức phải lưu giữ hồ sơ chi tiết về mọi dịch vụ, như hỗ trợ kỹ thuật, được cung cấp trong giai đoạn sau hợp đồng. Hợp đồng của tổ chức với nhà cung cấp cần có điều khoản bảo trì được xác định rõ ràng hoặc tuyên bố rằng không bao gồm hỗ trợ sau hợp đồng.

Cuối cùng, người quản lý dự án của tổ chức và/hoặc nhân viên mua sắm sử dụng danh sách kiểm tra khi xuất xưởng của tổ chức để hoàn tất việc chốt hợp đồng sau. Danh sách kiểm tra có thể bao gồm yêu cầu nhà cung cấp trả lại thiết bị CNTT và xóa hồ sơ nhận dạng nhà cung cấp trên mạng của tổ chức. Các chuyên gia Hỗ trợ CNTT cũng có thể được tuyển dụng để đảm bảo mọi tài sản trí tuệ thuộc về tổ chức đều được lưu trữ đúng cách với các biện pháp phòng ngừa bảo mật cần thiết.

vòng đời của nhà cung cấp để hỗ trợ các sản phẩm thương mại

Các nhà cung cấp thương mại hệ điều hành máy tính, phần mềm, sản phẩm, thiết bị ngoại vi và thiết bị CNTT khác lên kế hoạch cho lịch trình vòng đời hoặc lộ trình sản phẩm để hỗ trợ sản phẩm của họ. Điều quan trọng là các chuyên gia Hỗ trợ CNTT phải theo dõi lịch trình vòng đời này, đặc biệt là ngày sản phẩm sẽ hết vòng đời (EOL). Ngày EOL là thời điểm mà nhà cung cấp dự định chấm dứt mọi hỗ trợ cho sản phẩm và nó được phân loại lại thành sản phẩm cũ.

Các chuyên gia Hỗ trợ CNTT nên lập kế hoạch cập nhật, nâng cấp hoặc thay thế sản phẩm trước khi sản phẩm đó đạt đến ngày EOL. Sau khi hết ngày EOL, nhà cung cấp sẽ không còn cung cấp hỗ trợ kỹ thuật, bản vá bảo mật hoặc bản cập nhật trình điều khiển hoặc chương trình cơ sở cho sản phẩm nữa. Việc thiếu hỗ trợ này có thể tạo ra rủi ro bảo mật cho hệ thống và mạng máy tính. Tội phạm mạng lợi dụng các sản phẩm cũ không còn được vá hoặc cập nhật. Bảo hành cũng có thể hết hạn vào hoặc trước ngày EOL của sản phẩm. Điều này có thể làm gián đoạn hoạt động CNTT thông thường nếu sản phẩm bị lỗi, vì các chuyên gia Hỗ trợ CNTT phải tiến hành mua, triển khai và cung cấp đào tạo để thay thế sản phẩm cũ. 

Chi tiết về chính sách hỗ trợ vòng đời sản phẩm khác nhau tùy theo nhà cung cấp. Tuy nhiên, hầu hết các nhà cung cấp đều có một số giai đoạn trong vòng đời: 

1. Giai đoạn thử nghiệm beta: Thông thường, lần giới thiệu sản phẩm đầu tiên của nhà cung cấp tới công chúng diễn ra thông qua giai đoạn thử nghiệm beta. Thử nghiệm beta được sử dụng để thu thập phản hồi về sản phẩm từ những người dùng công nghệ áp dụng sớm. Phản hồi này được sử dụng để cải thiện sản phẩm trước khi nó được cung cấp cho công chúng. Ví dụ: bạn có thể quen thuộc với Chương trình Người dùng nội bộ Windows của Microsoft. Những người dùng đầu tiên sử dụng các sản phẩm của Microsoft có thể đăng ký dùng thử bản beta các bản cập nhật mới nhất cho hệ điều hành Windows.

2. Giai đoạn phát hành sản phẩm và hỗ trợ chính: Khi giai đoạn thử nghiệm beta kết thúc và nhà cung cấp đã cập nhật và sửa chữa các lỗi được báo cáo, sản phẩm sẽ có sẵn và tiếp thị cho công chúng. Việc sản phẩm gặp sự cố là điều bình thường khi có nhiều nhóm người dùng cuối hơn triển khai sản phẩm vào môi trường điện toán riêng của họ. Các nhà cung cấp phản hồi bằng cách phát triển và phát hành các bản cập nhật cũng như bản vá bảo mật thường xuyên cho sản phẩm trong giai đoạn vòng đời sản phẩm được hỗ trợ này. Điều quan trọng là các chuyên gia Hỗ trợ CNTT phải cập nhật sản phẩm thường xuyên để ngăn chặn các vi phạm bảo mật và các gián đoạn khác đối với khả năng sử dụng của sản phẩm. 

3. Giai đoạn hỗ trợ mở rộng: Lộ trình sản phẩm cũng bao gồm giai đoạn ngừng sản xuất khi các nhà cung cấp giới thiệu các sản phẩm thế hệ tiếp theo của họ. Nhà cung cấp thường tiếp tục hỗ trợ cho sản phẩm cũ hơn trong giai đoạn này bằng cách phát hành các bản vá quan trọng. Sản phẩm thường bị loại khỏi thị trường thương mại sơ cấp, nhưng người bán lại có thể tiếp tục bán nó dưới dạng sản phẩm dư thừa đã qua sử dụng hoặc chưa sử dụng. Người mua nên tìm hiểu kỹ chế độ bảo hành và hỗ trợ cho sản phẩm nếu mua từ đại lý. 

Giai đoạn cuối đời (EOL): Khi sản phẩm đã đạt đến ngày EOL theo lịch trình, nhà cung cấp sẽ kết thúc hỗ trợ cho sản phẩm đó. Hỗ trợ kỹ thuật và bảo hành sẽ hết hạn. Nhà cung cấp sẽ không còn phát hành các bản cập nhật sản phẩm, bản vá bảo mật, trình điều khiển, chương trình cơ sở, v.v. nữa, khiến sản phẩm cũ dễ bị tấn công bảo mật. Các nhà cung cấp khuyến khích khách hàng mua sản phẩm mới, thế hệ tiếp theo để thay thế cho sản phẩm cũ.

quản lý sự cố và xử lý sự cố

Chúng ta đã nói rất nhiều về cách khắc phục sự cố trong khóa học trước nhưng điều này đáng được nhắc lại một lần nữa. Khi quản lý toàn bộ cơ sở hạ tầng CNTT, bạn sẽ liên tục phải khắc phục sự cố và tìm giải pháp cho nhu cầu CNTT của mình. Công việc này có thể sẽ chiếm phần lớn thời gian của bạn với tư cách là chuyên gia hỗ trợ CNTT. Điều này có thể liên quan đến một máy khách của một nhân viên, một máy chủ hoặc dịch vụ không hoạt động bình thường. Một số người bắt đầu sự nghiệp trong lĩnh vực CNTT hỗ trợ đào sâu kiến ​​thức để trở thành quản trị viên hệ thống. Họ chuyển từ làm việc trên một máy sang nhiều máy. Đối với tôi, tôi đã có bước nhảy vọt trong thời gian thực tập với tư cách là Chuyên gia hỗ trợ CNTT ở trường đại học tại Phòng thí nghiệm bán dẫn. Phòng thí nghiệm cuối cùng đã đóng cửa và họ cần sự giúp đỡ trong việc ngừng sử dụng môi trường. Vì vậy, điều đã bắt đầu bộ phận hỗ trợ Bộ phận trợ giúp CNTT nhanh chóng chuyển sang vai trò Hỗ trợ quản trị viên. Cơ hội đó là tấm vé vàng của tôi để tham gia vào Active Directory, gửi và ra quyết định vốn là một phần cốt lõi của công việc này. Quản trị viên hệ thống cũng phải khắc phục sự cố và ưu tiên các vấn đề ở quy mô lớn hơn. Nếu một máy chủ mà quản trị viên hệ thống quản lý ngừng cung cấp dịch vụ cho 1000 người dùng và một người gặp sự cố về máy in, bạn nghĩ cái nào sẽ phải được xử lý trước? Dù trong trường hợp nào thì cũng có hai kỹ năng quan trọng để đưa ra giải pháp tốt cho người dùng của bạn. Bạn có biết chúng là gì không? Đầu tiên là khắc phục sự cố, đặt câu hỏi, tách biệt vấn đề, theo dõi mẩu cookie và đọc nhật ký là những cách tốt nhất để tìm ra vấn đề. Bạn có thể phải đọc nhật ký từ nhiều máy hoặc thậm chí cho toàn bộ mạng. Chúng ta đã nói một chút về việc ghi nhật ký tập trung trong khóa học trước về hệ điều hành và việc bạn trở thành người dùng thành thạo. Dù sao, kỹ năng cực kỳ quan trọng thứ hai mà chúng tôi đề cập đến là dịch vụ khách hàng, thể hiện sự đồng cảm bằng cách sử dụng giọng điệu phù hợp và xử lý tốt các tình huống khó khăn. Những kỹ năng này rất cần thiết cho tất cả các vai trò CNTT. Ở một số công ty, quản trị viên hệ thống phải túc trực 24/24. Nếu máy chủ hoặc mạng ngừng hoạt động vào lúc nửa đêm thì phải có ai đó có mặt để giúp nó hoạt động trở lại. Đừng lo lắng, quản trị viên hỗ trợ không cần phải thức và sẵn sàng 24/7. Họ có thể giám sát dịch vụ của mình và yêu cầu dịch vụ này cảnh báo trong trường hợp có sự cố. Vậy làm cách nào để bạn theo dõi sự cố của mình? Một tiêu chuẩn chung của ngành là sử dụng một số loại hệ thống bán vé hoặc lỗi. Đây là nơi người dùng có thể yêu cầu trợ giúp về một vấn đề và sau đó bạn có thể theo dõi công việc khắc phục sự cố của mình thông qua hệ thống yêu cầu. Điều này giúp bạn sắp xếp và ưu tiên các vấn đề cũng như ghi lại các bước khắc phục sự cố. Trong suốt khóa học này, chúng tôi sẽ giới thiệu các loại dịch vụ hỗ trợ quản trị viên cần duy trì và trách nhiệm của họ trong tổ chức. Chúng tôi cũng sẽ chia sẻ một số phương pháp hay nhất để khắc phục sự cố khi quản trị hệ thống. Khi bạn làm việc với tư cách là Chuyên gia hỗ trợ CNTT, quản trị hệ thống có thể trở thành một phần công việc của bạn. Vì vậy, việc suy nghĩ về tất cả các khía cạnh của việc quản lý cơ sở hạ tầng CNTT trong một tổ chức sẽ rất hữu ích. Bạn càng chuẩn bị tốt thì càng tốt. 

đối mặt với thảm họa

Chúng ta hãy chuyển sang góc tối một chút và nói về thảm họa. Dù muốn hay không thì điều gì đó đến một lúc nào đó sẽ ngừng hoạt động. Cho dù bạn có lập kế hoạch bao nhiêu đi chăng nữa thì điều này vẫn xảy ra ở cả công ty nhỏ và công ty lớn. Đó là một vấn đề cơ hội bình đẳng. Bạn không thể giải thích mọi thứ nhưng bạn có thể sẵn sàng phục hồi sau đó. Làm sao? Điều cực kỳ quan trọng là đảm bảo rằng dữ liệu của công ty bạn được sao lưu thường xuyên ở một nơi nào đó tốt nhất là cách xa vị trí hiện tại của nó. Điều gì sẽ xảy ra nếu một cơn lốc xoáy tấn công tòa nhà của bạn và các bản sao lưu của bạn bị cuốn theo nó? Bạn sẽ không có một tòa nhà để làm việc chứ đừng nói đến việc có thể khôi phục dữ liệu của mình và giúp mọi người hoạt động trở lại. Ở phần sau của khóa học này, chúng ta sẽ nói nhiều hơn về những phương pháp bạn có thể sử dụng để sao lưu dữ liệu của tổ chức và khôi phục sau thảm họa. Trong thời gian chờ đợi, chúng tôi sẽ cố gắng giữ mọi thứ nhẹ nhàng hơn một chút. Cho đến nay bạn đã học được rất nhiều về vai trò và trách nhiệm của quản trị viên hệ thống. Một số việc có vẻ tốn rất nhiều công sức, một số thậm chí có vẻ đáng sợ. Chịu trách nhiệm cung cấp dữ liệu không phải là điều dễ dàng nhưng đó là một vai trò bổ ích trong lĩnh vực CNTT và bạn đang xây dựng bộ kỹ năng quản trị hệ thống hoặc bài luận của mình bằng cách tìm hiểu các nguyên tắc cơ bản về hỗ trợ CNTT.